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ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

OBJETIVO

Establecer los parámetros necesarios para detectar, analizar, eliminar y/o prevenir las causas de no conformidades reales y potenciales puedan afectar el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de Calidad integrado, de igual manera detectar las oportunidades de mejora continúa del sistema.

FUENTES DE IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES Y OPORTUNIDADES DE MEJORA:

• Auditorias interna
• Auditorias externas
• Análisis de datos del sistema (Indicadores de Gestión).
• Análisis del reporte de las fallas en la prestación del servicio
• Autogestión y autoevaluación
• Evaluación de satisfacción de usuarios.
• Resultados de la revisión por la dirección.
• Seguimiento y medición de procesos/productos/servicios
• Quejas, reclamos y sugerencias de servidores o usuarios.
• Administración del Riesgo
• Evaluación independiente de la Oficina Nacional de Control Interno – ONCI
• Evaluación Independientes de Entes Externos.
• Requerimientos proceso Acreditación Institucional y de Programas.
• Cumplimiento de los objetivos de calidad

ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de Acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de situación no deseable (problema real).

En qué casos se puede emprender una acción correctiva:

• Una no conformidad detectada y confirmada en auditoria.
• Quejas, reclamos y sugerencias sistemáticas o recurrentes por parte de los usuarios o servidores de la Universidad.
• Indicadores de gestión y de proceso con resultados insatisfactorios.
• Resultados de evaluación insatisfactoria por parte de los usuarios.
• Fallas en la prestación del servicio recurrentes o sistemáticas.
• Hallazgos insatisfactorios reportados en informes de evaluación independiente internos y externos.
• Resultados insatisfactorios en la revisión por la dirección.

ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de Acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una situación potencial no deseable (problema potencial).

En qué casos se puede emprender una acción preventiva:

• Identificación de debilidades reportadas en informes de evaluación independiente internos y externos.
• Identificación de debilidades reportadas en la revisión por la dirección.
• Observaciones identificadas en una auditoria.
• Desviación parcial en detrimento del cumplimiento de las metas establecidas sin que haya incumplimiento de las mismas.
• Planes de tratamiento de riesgos.

ACCIÓN DE MEJORA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

En qué casos se puede emprender una oportunidad de mejora:          

• Sugerencias de mejoramiento de servidores o usuarios.
• Propuestas de mejoramiento resultado del autocontrol.

PARA RESULTADOS EFICACES LAS ACCIONES DEBEN SER:

EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES EFECTUADAS

GLOSARIO

Términos relativos a la no conformidad.

CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

• Reproceso: Acción tomada sobre un producto, no conforme para que cumpla con los requisitos.
• Reparación: Acción tomada sobre un producto, no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista
• Reclasificación: Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos que difieren de los iniciales.
• Concesión: Autorización para utilizar o liberar el producto que no es conforme con los requisitos especificados.
• Desecho: Acción tomada sobre un producto, no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.

Términos relativos a la conformidad

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable.

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

DESECHO: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su utilización inicial prevista.

DESVIACIÓN PERMITADA: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización.

CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

LIBERACIÓN: Autorización para proceder con la siguiente fase de un proceso.

DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

CLASIFICACIÓN DE TÉRMINOS

CONCLUSIONES

Podemos concluir que la implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, son fundamentales en un proceso dentro de un SGC, puesto que apoyan el proceso de crecimiento interno y la gestión de la calidad organizacional. Este tipo de herramientas nos facilitan el control y evaluación de las no conformidades, buscando terminar con ellas; presentándonos a la vez un proceso dinámico que cambia con el tiempo y sin dejar de lado la divulgación y capacitación del personal al iniciar y realizar cambios en los procedimientos que fueron establecidos, con el fin de tener un mejor desempeño y cumplimiento de ellos y con el cual logramos obtener grandes beneficios como:

• Control de los procesos.
• Prevención en repetición de no conformidades.
• Facilita evaluación de indicadores de gestión.
• Brinda mejora continua.
• Crecimiento interno.
• Mejores prácticas en la organización.
• Erradica no conformidades.
• Análisis de procesos periódico.

 

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000
2. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000
3. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 19011-2012 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.
4. Norma Técnica NTC ISO 14001 Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso.
5. OHSAS NTC ISO 18001 Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional. Requisitos.
6. Norma Técnica NTC ISO IEC 17025:2005 Requisitos Generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.
7. Guía básica de mejora continua U-GU-15.001.002. Demás requisitos de normas aplicables a los sistemas de gestión
8. http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-15.001.005_Procedimiento_Acciones_Correctivas_Preventivas_y_Oportunidades_de_Mejora.pdf